การถ่ายทอดความรู้และแบ่งปันความรู้

การถ่ายทอดความรู้และแบ่งปันความรู้

         " ความรู้จำเป็นต้องมีการถ่ายทอดและแบ่งปันเพื่อผลประโยชน์โดยรวมขององค์กร"

        การถ่ายทอดความรู้และการแบ่งปันความรุ้นั้น คาดว่าทุกองค์กรนั้นก็คงจะมีกัน แต่ก็แล้วแต่องค์กรต่างๆว่าจะมีวิธีการแบบไหนที่จะสามารถที่ทำให้บุคคลากรของตนเองมีการพัฒนาและเลือกวิธีการที่เหมาะสมในการถ่ายทอด แต่ทุกบริษัทหรือหน่วยงานต่างๆก็อาจจะเกิดปัญหาในด้านนี้

        อย่างแรกคือ การที่คนที่มีความสามารถอาจจะไม่ถ่ายทอดความรู้คือ บางครั้งอยู่ในองค์กรเดียวกันแต่อยู่คนละสายงาน คนที่มีประสบการณ์ในสายงานหรือมีความรู้ความสามารถก็อาจจะถ่ายทอดเฉพาะสายงานของตนเองไม่ได้ถ่ายทอดความรู้อย่างทั่วถึง

        2) ปัญหาที่พบคือ การถ่ายทอดความรู้บางครั้งอาจจะไม่สามารถนำมาปฏิบัติจริงได้เพราะการที่วิทยากรหรือผู้ที่มีความรู้ในด้านต่างๆมาบรรยาย แต่บางครั้งอาจจะเนื่องมาจากสภาพแวดล้อมและการใช้งานแตกต่างกันทำให้ ความรู้ที่ได้รับมานั้นอาจจะไม่สามารถนำมาใช้งานจริง

        3) การแบ่งความรู้หรือถ่ายทอดบางครั้ง อยู่ที่บุคลากรที่รับฟังในการบรรยายหรือการอบรม ถ้าบุคลากรนั้นมีความรู้ความสามารถหรือมีการศึกษาที่ดีก็สามารถเข้าใจ แต่บางครั้งบุคคลที่เข้ารับฟังก็มีการศึกษาที่ไม่สูงนักทำให้ไม่สามารถเข้าใจในเรื่องที่ฟังได้ ทำให้การแบ่งปันความรู้หรือการถ่ายทอดความรู้ก็ไม่สามารถกระจายได้อย่างเต็มที่

      

        แต่ก็มีการแก้ไขได้เพราะองค์จำเป็นต้องมีการพัฒนาต่อไปเรื่อยๆดังนั้นก็ต้องมีการแก้ปัญหา โดยการที่บริษัทได้จัดบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถและประสบความสำเร็จในเรื่องของงานขายและงานบริหารทีมงานว่าจะทำอย่างไรให้ประสบความาเร็จอย่างเขา ซึ่งวิธีการนี้ได้รับการตอบรับดีมากและสามารถนำไปใช้งานได้จริงและไม่มีการหวงความรู้ด้วย

      

       อีกทั้งยังมีการให้หัวหน้างานคอยสอนงานลูกน้องในสังกัดเพื่อให้มีการพัฒนาและมีการนำสถานการณ์จริงมาเป็นตัวอย่างที่สามารถเห็นได้ชัดเพื่อที่จะให้พนักงานเข้าใจและนำไปใช้ได้จริง

      

       ดังนั้นจะพบว่า การถ่ายทอดและการแบ่งปันความรู้นั้นเป็นสิ่งที่จำเป็นต่อการพัฒนาคนและพัฒนางาน ถ้าสามารถนำประสบการณ์จากคนที่ทำงานมาประยุกต์ใช้ได้ก็จะสามารถทำให้งานนั้นๆมีการพัฒนาไปในทางที่ดีขึ้นได้

การถ่ายทอดความรู้ (knowledge transfer)

         การถ่ายทอดความรู้ (knowledge transfer) เป็นขั้นตอนหนึ่งของการจัดการความรู้ (knowledge management) ซึ่งหมายความถึง การแบ่งปันความรู้ภายในองค์การที่เกิดขึ้นระหว่างบุคคลและกลุ่มต่าง ๆ (Quinn, Anderson, and Finkelstein, 1996) การจัดการวัฒนธรรมทางองค์การสำหรับการถ่ายทอดความรู้จะเริ่มจากการกำหนดวิสัยทัศน์ พันธกิจ และค่านิยม ที่นำและสนับสนุนการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีการสร้างความรู้ แบ่งปันความรู้ และสะสมความรู้ในทุกระดับ สภาพแวดล้อมการทำงานที่สะท้อนถึงวิสัยทัศน์ของการจัดการความรู้ขององค์การ จะเห็นได้จาก พฤติกรรมการถ่ายทอดความรู้แบบการทำงานร่วมกันในทุกระดับของสมาชิกองค์การ (synergetic behavior of knowledge) (Quinn, Anderson, and Finkelstein, 1996) ซึ่งผู้ปฏิบัติต่างทำงานร่วมกันเกี่ยวกับข้อมูลข่าวสารการปฏิบัติงานในลักษณะต่อไปนี้

            1) การเติมข้อมูลการปฏิบัติงานที่ประสบผลสำเร็จมากที่สุด (Best practices) ลงในฐานข้อมูลความรู้ขององค์การ

             2) การทำแบบประเมินและตรวจสอบประสบการณ์และข่าวสารความรู้ที่ไม่ถูกต้องของผู้ปฏิบัติ

             3) การสอน การติวเข้ม การเป็นพี่เลี้ยงให้เพื่อนร่วมงาน การอภิปราย และการพูดคุยอย่างเปิดเผยกับเพื่อนร่วมงาน

             4) การเขียนรายงาน และการเตรียมรายงานการวิเคราะห์งานเขียน การจัดเตรียมบันทึกเตือนความจำส่วนตัว และรายงานให้กับเพื่อนร่วมงาน

             5) การให้ข้อแนะและข้อสังเกตอย่างเปิดเผย การให้ข้อเสนอแนะที่เป็นประโยชน์ และการให้คำตอบสำหรับปัญหาการปฏิบัติงานแก่เพื่อนร่วมงานอย่างแข็งขัน

             6) การจัดทำเอกสารเกี่ยวกับความเข้าใจในประโยชน์ สถานการณ์ หรือปัญหาที่ซับซ้อน การเขียนลำดับขั้นตอนของการทำกิจกรรมต่าง ๆ ในการปฏิบัติงาน และหนังสือคู่มือการปฏิบัติงานในระหว่างที่กำลังทำงานในกระบวนการพัฒนาและปรับปรุงงาน

             7) การใช้ฐานข้อมูลความรู้ที่มีอยู่ในการทำกิจกรรมหรือภารกิจต่าง ๆ

           การทำงานร่วมกันในการถ่ายทอดความรู้ของสมาชิกองค์การในทุกระดับจะเป็นผลให้ผู้ปฏิบัติยอมรับว่า การทำงานด้วยกันอย่างเปิดใจโดยปราศจากการขยักหรือปกป้องความรู้ที่ตนมีโดยไม่ให้ผู้อื่นรู้นั้น จะส่งผลให้องค์การมีความสามารถในการผลิตและนวัตกรรมมากยิ่งขึ้นมากกว่าการที่ต่างคนต่างทำ การจะทำให้เกิด “ พฤติกรรมการถ่ายทอดความรู้แบบการทำงานร่วมกันในทุกระดับของสมาชิกองค์การ ” นอกเหนือไปจากการสนับสนุนระบบเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อให้ผู้ปฏิบัติได้ใช้ข่าวสารความรู้จากฐานข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลแล้ว องค์การจำเป็นต้องสร้าง เงื่อนไขที่ต้องมีมาก่อน (preconditions) พฤติกรรมดังกล่าว สำหรับการเอื้ออำนวยให้เกิดการแบ่งปันความรู้ภายในองค์การ ดังนี้

              1) ทัศนคติของความใส่ใจและความไว้วางใจในหมู่สมาชิกองค์การ ( Krogh 1998) องค์การต้องจัดทำค่านิยมและมาตรฐานทางจริยธรรมเกี่ยวกับการปฏิบัติต่าง ๆ ในการทำงานที่เป็นที่ยอมรับ ได้รับความเห็นพ้องจากสมาชิกองค์การ และสื่อสารให้เป็นที่รู้ทั่วกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งวัฒนธรรมของการยอมรับความผิดพลาด และไม่ลงโทษการทำผิดพลาด และบรรยากาศของความขัดแย้งเชิงสร้างสรรค์ ทั้งนี้ เพื่อให้โอกาสแก่สมาชิกองค์การในการแก้ไขความผิดพลาด ซึ่งจะทำให้สมาชิกองค์การเกิดความไว้วางใจซึ่งกันและกัน มีความสนใจในมุมมองและประสบการณ์ที่แตกต่างกัน แสวงหาความช่วยเหลือในการปฏิบัติงาน มีความยืดหยุ่นในการลงความเห็นและตัดสินเกี่ยวกับการปฏิบัติ มีความกล้าที่จะพูดแสดงความคิดเห็น/ ความรู้สึก

                 2) พฤติกรรมการบริหารที่เอื้อต่อการแบ่งปันความรู้ในหมู่สมาชิกองค์การ (Nonaka and Konno 1998; Quinn, Anderson, and Finkelstein, 1996) การแบ่งปันความรู้จะเกิดขึ้นจากการรับรู้ของผู้ปฏิบัติต่อองค์การที่ยึดมั่นอย่างจริงจังในค่านิยมของการส่งเสริม สนับสนุน เพิ่มค่า และดูแลความรู้ และให้การสนับสนุนงบประมาณ เครื่องมือ วิชาการ และเทคนิคที่จำเป็นสำหรับการแบ่งปันความรู้ และต่อผู้บริหารในการเป็นตัวอย่างของการแบ่งปันความรู้และไม่กักตุนความรู้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้บริหารต้องทำตามที่พูดหรือบอกให้ผู้ปฏิบัติทำ (walk-the-talk) ผู้บริหารต้องจัดสรรเวลาสำหรับการพูดคุย รับฟังปัญหา/ ความคิดเห็นของผู้ปฏิบัติ และอนุญาตและให้เวลาผู้ปฏิบัติเข้าร่วมเครือข่ายการจัดการความรู้ และผู้บริหารต้องเข้าร่วมเป็นส่วนหนึ่งของผู้ปฏิบัติในการแบ่งปันความรู้ด้วย

                   3 ) การให้รางวัลและผลตอบแทนสำหรับส่งเสริมการแบ่งปันความรู้ (Davenport, Long and Beer 1998; King 1998; Quinn, Anderson and Finkelstein, 1996) รางวัลพิเศษและการให้สิ่งตอบแทนวิธีต่าง ๆ อาจใช้เป็นแรงจูงใจภายนอกเพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานตั้งใจแบ่งปันและถ่ายทอดความรู้ เช่น การยกย่องและการมีชื่อเสียงสำหรับผู้ปฏิบัติที่มีส่วนเพิ่มพูนฐานความรู้ หรือมีส่วนอย่างแข็งขันในการแบ่งปันความรู้ การกำหนดความรับผิดชอบที่ชัดเจนสำหรับผู้ปฏิบัติที่มีประสบการณ์ให้ทำการสอน และการเป็นพี่เลี้ยงให้แก่ผู้ปฏิบัติใหม่ การให้ผู้ปฏิบัติทำการสรุปรายงานการประเมินผลโครงการ กิจกรรม หรืภารกิจต่าง ๆ ภายหลังเสร็จสิ้นการดำเนินงาน เพื่อเป็นการเรียนรู้อย่างเป็นระบบจากประสบการณ์ตรง ซึ่งบทเรียนที่ผู้ปฏิบัติได้เรียนรู้จะถูกวิเคราะห์อย่างเป็นระบบและเก็บไว้ให้ผู้ปฏิบัติคนอื่นใช้ต่อไป

                     4 ) การสนับสนุนการสร้างชุมชนนักปฏิบัติ (Davenport, Long and Beer 1998; Manville and Foote 1996; Quinn, Anderson and Finkelstein, 1996) ชุมชนนักปฏิบัติเป็นเครือข่ายแบบไม่เป็นทางการภายในองค์การที่ซึ่งผู้คนที่มีความสนใจและมีปัญหาร่วมกันมาพบปะ พูดคุยในความหมายเดียวกัน มีการพัฒนาการทำงานร่วมกัน และมีข้อผูกพันในการช่วยเหลือซึ่งกันและกัน ยิ่งทำให้มีความไว้วางใจและการเปิดใจกันมากยิ่งขึ้นในการถ่ายทอดและแบ่งปันความรู้กันอย่างเปิดเผย เครือข่ายชุมชนนักปฏิบัติจึงเป็นกลวิธีที่จะช่วยลดอุปสรรคส่วนของบุคคลและอุปสรรคทางสังคมในการแบ่งปันความรู้ ทั้งนี้ องค์การต้องสนับสนุนเลา สถานที่ เครื่องมือ ข่าวสาร วิชาการ และเทคนิคต่าง ๆ ที่จำเป็นแก่ผู้ปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง

                       5 ) การประมวลผลข่าวสารความรู้ หรือ การมีปฏิสัมพันธ์แบบตัวต่อตัว (Hansen, Nohria, and Tierney 1999) นักวิชาการได้เสนอแนะกลวิธีที่มีประสิทธิผลในการจัดการกับประเด็นทางวัฒนธรรมองค์การในการถ่ายทอดความรู้ไว้ 2 วิธี กลวิธีประมวลข่าวสารความรู้ (codification) มุ่งให้ความสำคัญกับเทคโนโลยีสารสนเทศ คือ ความรู้จะดึงออกจากผู้ที่ทำให้เกิดความรู้ขึ้นโดยการใช้วิธีการต่าง ๆ (เช่น แนวทางการสัมภาษณ์ ตารางการปฏิบัติงาน การทดสอบเพื่อวัดความสามารถในการทำงานโดยเทียบเคียงกับเกณฑ์มาตรฐาน ) แล้วทำการประมวลผลและเก็บไว้ในฐานข้อมูลความรู้ ซึ่งทุกคนสามารถเข้าถึงและนำไปใช้ได้ กลวิธีการมีปฏิสัมพันธ์แบบตัวต่อตัว ให้ความสำคัญและดำเนินการกับการพูดคุยกันระหว่างบุคคล โดยความรู้จะถูกถ่ายทอดจากการพบปะกันเป็นส่วนตัวและการสนทนาแบบตัวต่อตัวเป็นสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง “ ความรู้ที่บอกเล่าได้ยาก ” (Tacit knowledge) ระบบสารสนเทศที่ใช้ร่วมกับกลวิธีนี้คือ ทำเนียบผู้เชี่ยวชาญ ระบบแผนที่ความรู้ ฐานข้อมูลค้นหาตำแหน่งของผู้คนซึ่งแสดงรายชื่อของบุคคลผู้ปฏิบัติควรพูดคุยด้วยเกี่ยวกับหัวข้อหรือปัญหาการปฏิบัติงานบางเรื่อง

                         6) รูปแบบทางโครงสร้างขององค์การที่ส่งเสริมการแบ่งปันความรู้ (Davenport, Long and Beer 1998) องค์การอาจต้องปรับรูปแบบทางโครงสร้างขององค์การให้เหมาะสมกับวัฒนธรรมของการจัดการความรู้ อาจทำเป็นโครงการเฉพาะที่มีสายการสั่งงานและการประสานงานในแนวราบ ทำให้ลดระยะห่างระหว่างผู้ปฏิบัติกับผู้บริหาร ผู้ปฏิบัติสามารถเข้าถึงผู้บริหารได้ง่ายเมื่อต้องการความช่วยเหลือในงาน มีการสื่อสารตัวต่อตัวแบบไม่เป็นทางการ ผู้ปฏิบัติมีการประสานความร่วมมือกันในการทำงานภายในกลุ่มและระหว่างกลุ่มต่าง ๆ ในองค์การ เพื่อให้เกิดความเป็นเพื่อนร่วมงานที่ผูกพันกัน และเกิดความรู้สึกเป็นเจ้าขององค์การร่วมกัน (Miles, Miles, and Perrone 1998)

การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ (Knowledge Sharing)

       องค์กรสามารถนำเครื่องมือในการจัดการความรู้มาใช้เพื่อให้เกิดการแลกเปลี่ยนความรู้ซึ่งใช้หลักการของ SECIความรู้ชัดแจ้งสามารถ นำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศ เข้ามาใช้เพื่อช่วยให้เกิดการแลกเปลี่ยนความรู้ได้อย่างรวดเร็ว แต่ความรู้ฝังลึกนั้นเกิดการแลกเปลี่ยนได้ยากขึ้นอยู่กับทัศนคติและวัฒนธรรมขององค์กรและต้องเลือกใช้วิธีให้เหมาะสม